Projektivisten GmbH
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Aktuelles

Ehrenamtliche Projekte leicht gemacht


Viele Projekte finden abseits des beruflichen Alltags im Ehrenamt statt, sei es die Organisation eines Pfadfinderlagers, einer kirchlichen Jugendfreizeit, eines Konzerts des Musik- oder Gesangvereins und vieles mehr. In diesem Sommer waren die Projektivisten wieder aktiv und haben das europäische Jugendlager einer kirchlichen Organisation geleitet (www.eurotribe2016.de). Von der ersten Idee über die Planung bis zum erfolgreichen Abschluß. Folgende Besonderheiten treffen auf viele ehrenamtliche Projekte zu, so auch bei diesem: es ist nur ein geringes Budget verfügbar, die gesamte Arbeit muss ehrenamtlich geleistet werden und das Know-how in Bezug auf (Projekt-)Management ist minimal. Das Ideenreichtum und anfängliche Begeisterung sind riesig, verflüchtigen sich aber schnell angesichts vieler, praktischer Herausforderungen und mangelnder Zeit für das – mit der eigentlichen Arbeit konkurrierende – Ehrenamt. Wichtig beim Management ehrenamtlicher Projekte ist es deshalb auch, das Management auf ein Minimum zu reduzieren und nur die wichtigsten Methoden bzw Tools pragmatisch anzuwenden. Wir haben uns beim Management des Jugendlagers auf den „Project Canvas“ beschränkt, ein Tool das (nur) die wichtigsten Aspekte des Projekts betrachtet (http://www.projektivisten.de/uploads/media/Project_Canvas.pptx). Das Tool blieb die gesamte Zeit im Hintergrund, durch das beständige Hinterfragen der Aspekte wurde das Organisationsteam immer in die richtige Richtung gelenkt. In diesem Fall war das Organisationsteam international verstreut, deshalb spielte eine monatliche Abstimmung eine große Rolle, um alle Erwartungen abzuholen und weitestgehend bei der Planung zu berücksichtigen. In einigen Fällen ist es als Projektmanager aber auch wichtig, das Organisationsteam wieder auf den „Boden der Realität“ zu holen, da sonst das gesamte Projekt in Schieflage geraten könnte. Der Lohn der „ehrenamtlichen“ Mühe ist in strahlende Gesichter aller Beteiligten zu sehen, wenn es vorbei ist. Wir haben viel Lob gehört und viel Ermutigung für weitere Aktivitäten in der Zukunft. Was kann einem besseres passieren. Überdies wurde das Projekt auch noch „according to schedule, budget and expectations“ beendet.